تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة

تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة، من أهم الأمور التي يحتاج الكثير من الأشخاص لمعرفتها بصورة واضحة، وذلك حتى هناك رؤية صحيحة ودقيقة للمهام التي يجب أن يقوم بها هذا الشخص في وظيفته الإدارية.

تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة

1- تعريف المساعد الإداري

يعتبر الشخص الذي يشغل وظيفة المساعد الإداري هو حلقة الوصل بين المديرين والعملاء، وله مسؤولية كاملة عن استقبال الرسائل، واستقبال المكالمات الهاتفية، والرد على استفسارات وطلبات العملاء بالطريقة التي يراها مناسبة، وتنظيم المهام الإدارية.

2- مهام المساعد الإداري

المساعد الإداري له مكانة مهمة في أي جهة وله مهام وواجبات كثيرة نذكر منها:

• تلقي الرسائل والمكالمات الهاتفية وتحويلها لمن يهمه الأمر.
• الرد على طلبات العملاء واستفساراتهم بالطريقة المناسبة.
• تدوين الملاحظات، وترتيب المواعيد، وتجهيز القاعات الخاصة بالاجتماعات.
• ترتيب عملية السفر، واستكمال إجراءات حجز التذاكر، ومواعيد الطائرة.
• تجهيز تقارير يومية، ومراجعة العروض المقدمة من العملاء.
• ترتيب النظم المكتبية المختلفة.

3- المهارات المطلوبة في المساعد الإداري

• يجب أن يكون ملمًا بالنظم المكتبية والإدارية.
• ذو شخصية اجتماعية، وله علاقات حسنة، وجيد في التعامل مع كل الأشخاص.
• له القدرة على كتابة تقارير العمل اليومية بشكل سليم ومنظم.
• أن يكون بارع في المهام الإدارية، ومواعيده ملتزمة، وله القدرة على جدولة وترتيب المهام الإدارية المختلفة.
• أن يكون ملتزمًا بقوانين ومتطلبات العمل.

4- المتطلبات الواجب توافرها في المساعد الإداري

• أن يكون حاصلًا على شهادة ثانوية عامة، أو شهادة جامعية مثل البكالوريوس أو الليسانس.
• يجب أن تتوافر لديه الخبرة اللازمة بالأعمال الإدارية.

5- واجبات المساعد الإداري

واجبات المساعد الإداري كثيرة جدًا فهي لا تقتصر فقط على كونها أعمال سكرتارية، ولكن تمتد لتشمل عدة واجبات أخرى تتصل بأعمال المكتب التالية:

• يقوم المساعد الإداري بطلب المعدات اللازمة لحسن سير العمل، والبريد اليومي، والأوراق الخاصة بالمدير، وله دور أيضًا في تنظيم أوقات العمل بين المرؤوسين.
• في كثير من الحالات يكون المساعد الإداري هو مصدر الأخبار والمعلومات في الشركة، ولذلك في بعض الأحيان يعمل بالنيابة عن أصحاب الشركات.
• يقوم المساعد الإداري في أحيان كثيرة بالإشراف على من يعملون في قسم السكرتارية، وفي هذه الحالة يكون مطلوب منهم إعداد تقارير، وتقديم عروض منتظمة.
• المساعد الإداري له دور هام في مساعدة الموظفين الجدد في الدورات التدريبية، ولابد أن يكون لديهم علم بالأعمال الإدارية والمكتبية المختلفة.
• يجب أن يكون المساعد الإداري ذو شخصية اجتماعية، لأن وظيفته تجعله يتعامل مع أنماط كثيرة من الشخصيات المختلفة، كما يجب أن يكون على دراية كافية بالتعامل مع الوقت وتنظيمه؛ فقد يكون له صلاحية التعامل مع أكثر من مشروع في نفس الوقت.
• يجب أن يكون له شخصية قيادية حاسمة، له القدرة على أخذ القرارات، وأن يعمل باستقلالية هو جزء من طبيعة وظيفته أيضًا.
• يستطيع التفريق بين الملفات المهمة التي يجب أن تبقى، وبين الملفات القديمة التي لابد من التخلص منها، ومتابعة البريد الإلكتروني والرسائل التي يمكن التعامل معها بشكل مباشر، والأخرى التي يجب إرسالها إلى الإدارة.
• يجب على المساعد الإداري أن يكون متمتعًا بحسن الكتابة، وجيد في التعبير؛ لأن في كثير من الأحيان يطلب منه الرد على الرسائل الإلكترونية، والعمل مع قاعدة بيانات معينة.

اقرأ من هنا: أنماط القيادة الإدارية الفعالة

أهم مهارات المساعد الإداري

رغم أن معظم أعمال الإدارة تغطي مجموعة كبيرة من مسؤوليات عدة موظفين، ولكن يوجد بعض المهارات الخاصة الواجب توافرها في المساعد الإداري والتي يجب أن تكون واضحة في سيرته الذاتية، ويؤكد عليها في الحديث أثناء مقابلة العمل وهي:

• يمكن القول بأن العمل داخل الإدارة هو من أكثر الوسائل ضمانة للعمل في أي مجال آخر؛ وذلك عن طريقة دراسة البيئة التي يعمل فيها الموظف الإداري، وعندها يمكنه معرفة معلومات كثيرة في مجاله وكيفية الوصول لأعلى المناصب.
• في العالم الحديث الممتلئ بأجهزة الحاسوب، والهواتف النقالة الذكية، من الصعب أن تجد شركة تتعامل خارج شبكة الكومبيوتر بشكل أساسي، فلابد أن يتمتع المساعد الإداري بدرجة عالية من المعلومات التي لها علاقة بالحاسوب حتى لو بشكل مبتدئ، وذلك سوف يسهل عليه عملية التدريب.
• يجب أن يكون المساعد الإداري على دراية بأنظمة تشغيل الحاسوب الشهيرة، وأن يفهم الأساسيات الخاصة بالبرامج لمعالجة النصوص المختلفة، وأن يكون له دراية كافية بالإنترنت.
• المعرفة الجيدة بالتكنولوجيا وأنظمة الحاسوب المختلفة تعد من المهارات المطلوبة للمساعد الإداري وتجعله ناجحًا في مجاله، وقابل للتطوير.

اقرأ أيضًا من هنا: المحاسبة المالية وإعداد التقارير

مهارات المساعد الإداري بشكل عام

• تعتمد منصب المساعد الإداري بشكل عام على احتياجات صاحب العمل كل يوم، وفي بعض الحالات التي تواجه سوء الحظ، فإن صغار الموظفين يخفقون أحيانًا في أداء المهام الوظيفية التي يقوم بها موظفون أعلى درجة ومناصب.
• على الرغم من أن المساعد الإداري لا يجب عليه أن يقبل فكرة أن يتعامل معه شخص أعلى بشكل سيء، إلا أنه لابد أن يتحلى بالصبر والحكمة في التعامل مع تلك المواقف.
• يوجد مجموعة أخرى من المهام الجانبية للمساعد الإداري وواجباته والتي من المفترض أن تكون ملازمة له، خصوصًا في هذا العصر الرقمي الذي يحكم تقريبًا كل المجالات ومن هذه المهام ما يلي:
• أن يكون ملمًا بالأجهزة الرقمية الحديثة وطرق استخدامها مثل استخدام أجهزة الفاكس، والطابعات، والماسح الضوئي، والهاتف الذي يحتوي على أكثر من خط، كل تلك الأجهزة أصبحت جزئًا لا يتجزأ من مشهد المكتب الحديث في جميع المجالات.
• ليس من المفترض أن يكون الموظف لديه علم بكل أنواع وطرازات الأجهزة الحديثة، فلكل مكان مجموعة من الأجهزة تختلف من حيث التطور والحداثة بشكل نسبي، ولكن يكفي أن يكون لديه علم بالمعلومات الأساسية والتي سوف تسهل فترة تدريبه وتقليل مدتها الزمنية.
• يمكن لمن يريد أن يزود نفسه بمعلومات أخرى أن يقوم بزيارة المحلات التجارية التي تبيع تلك الأجهزة الرقمية، أو أن يقوم باقتناء واحدة للتدريب عليها، ويعد ذلك من أسباب نجاح الموظف الإداري وتدرجه في المناصب سريعًا.

اقرأ من هنا: خصائص الرسالة الإدارية المرفقية

مهارات يجب أن يتحلى بها المساعد الإداري الناجح

تحدثنا عن تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة التي يجب أن تكون يقوم بها، ولكن هناك عدة مهارات يجب أن يتحلى بها المساعد الإداري الناجح ومنها ما يلي:

• المهارة التقنية فلابد أن يكون المساعد الإداري ملمًا بجميع البرامج الحاسوبية والرقمية الحديثة والقدرة على التعامل مع قاعدة بيانات كبيرة، وكتابة ومعالجة النصوص.
• مهارات الاتصال فالمساعد الإداري الجيد لابد أن يكون له مهارة في الاتصال والتعامل مع كل أنواع الشخصيات، خصوصًا في الشركات الكبيرة والممتلئة بالموظفين والعملاء، فيعتمد المساعد الإداري على التعامل بشكل ودي للوصول إلى ما تبتغيه الشركة.
• يقوم المساعد الإداري أيضًا بمتابعة الموظفين الجدد الذين يعملون معه في نفس المكتب ويقوم بالإشراف على تدريبهم.
• القدرات التنظيمية فالمساعد الإداري الناجح يستطيع أن يقوم بعدة أدوار في وقت واحد؛ فهو له قدرة كبيرة على تنظيم الأفكار، واحترام الوقت واستغلاله بأحسن فرصة ممكنة.
• العمل بوظيفة المساعد الإداري قد يكون من الأعمال المملة بالنسبة لشخص، وقد يكون من الأعمال الممتعة لشخص آخر، وذلك يتوقف على مكان العمل نفسه وعلاقة الموظف بزملائه أو أصحاب العمل.
• العمل بهذه الوظيفة يمكن أن يكون منتهى طموح شخص، ويمكن أن يكون دفعة لشخص آخر لزيادة معلوماته وإمكانياته الوظيفية للتدرج ويتعامل مع وظيفته باحترام مما يدفع الآخرين لاحترامه.

 

إلى هنا نكون قد قدمنا لكم هذا المقال عن تعريف المساعد الإداري وواجباته كاملة وكافة المهارات الخاصة به، والتي يجب أن توافر فيه حتى يحقق النجاح الذي يطمح إليه بصورة كبيرة.