معلومات عن الادارة الالكترونية

إن الإدارة الإلكترونية يتم تعريفها على أنها بمثابة طريقة إدارية يتم الاعتماد عليها من قبل الحكومات والشركات، وذلك بغرض استبدال العمل اليدوي بالعمل الالكتروني بصورة كاملة.

بحيث لا يكون هناك اعتماد على العامل البشري، ويكون كل الاعتماد على جهاز الكمبيوتر.

ما هو مفهوم الإدارة الالكترونية؟

• تعتبر طريقة ووسيلة الإدارة الإلكترونية واحدة من أفضل وأهم الطرق والوسائل الخاصة بالإدارة الحديثة والمتطورة.
  • والتي لها العديد والعديد من الآثار والنتائج الإيجابية.
• حيث تمكن الفكرة الرئيسية لها هي السعي إلى تغيير العمل الإداري بصورة كاملة من منظومة يدوية يكون الاعتماد فيها على العنصر البشري إلى منظومة الكترونية.
  • بحيث يكون الاعتماد فيها على عنصر الكتروني المتمثل في الكمبيوتر في كافة إداراتها وعناصرها المختلفة.
• وقد قامت المنظومة الالكترونية بجذب الكثير من الحكومات والمؤسسات المختلفة في جميع أنحاء العالم، وذلك لما تتمتع به من العديد والعديد من المميزات والخصائص.
• وتتمثل هذه الفوائد الكثيرة في السرعة والدقة في عملية اتخاذ القرارات الإدارية الملائمة وبأقل قدر من التكاليف الممكنة.
• وذلك عائد إلى تواجد إلى نظم معلوماتية في غاية القوة وعلى أعلى مستوى في كافة الإدارات الخاصة بالمنظومة على تباين تخصصاتها.

شاهد أيضًا: صيغة شكوى للنيابة الإدارية جاهز

المعلومات عن الادارة الالكترونية

• تحتوي منظومة الإدارة الإلكترونية على كافة الاتصالات بأي مؤسسة سواء كانت الاتصالات داخل المؤسسة أو خارج المؤسسة.
  • وذلك بغرض أن يتم الوصول إلى أعلى درجات ممكنة من الشفافية في المنشأة أو المؤسسة.
• وذلك بالإضافة إلى وضع كل الأطراف تحت المساءلة مهما كان منصبه في المنشأة أو الحكومة.
  • حيث أن ذلك الأمر من شأنه أن يؤدي إلى تطور وتقدم المؤسسة أو المنشأة ومن ثم تحقيق مستويات عالية من العدالة بها.
• قد قامت الكثير من الدول المتقدمة من حول العالم بالقيام بتطبيق نظم الإدارة الإلكترونية.
  • وذلك حتى تصل إلى تحقيق أعلى مستويات من الشفافية أمام شعوبهم.
• وحتى يكون الشعب على ثقة بأنه في حالة ما إذا كان هناك عضو أو عنصر فاسد في المنظومة.
  • سيتعرض للمساءلة والمحاسبة القانونية مهما بلغت مكانته أو منصبه.
• كما تساعد منظومة الإدارة الإلكترونية في توفير الوقت والمجهود.
  • كما تساعد أيضًا في تقليل التكلفة التي يتم دفعها لمنظومة العمل اليدوي.
• وذلك لأن جميع القرارات التي يتم اتخاذها تكون بصورة الكترونية ويتم دراستها بأعلى مستويات من الدقة والعناية.

أهداف الإدارة الالكترونية

هناك مجموعة من الأهداف التي تسعى منظومة الإدارة الإلكترونية إلى الوصول إليها وتنفيذها، ومن أهم هذه الأهداف ما يلي:

• تعمل على تقليل المصاريف الإدارية، وذلك عائد إلى أن منظومة الإدارة الالكترونية تقوم بعملها بشكل متكامل ومترابط.
  • وتعمل على دعم ومساندة كافة القرارات التي يتم إصدارها من قبل الإدارات المختلفة سواء الداخلية أو الخارجية.
• لها دور فعال في تطوير المنظومة الإدارية بصورة كاملة، وذلك يأتي.
  • عن طريق القيام بتقليل العمل اليدوي الذي يكون الاعتماد فيها على العنصر البشري.
• ومن ثم استبداله بالعمل الالكتروني الذي يكون الاعتماد فيها على عنصر الكتروني وهو الكمبيوتر.
• القيام بتحسين جودة وكفاءة ما يتم تقديمه وتوفيره العملاء والمواطنين من متطلبات وخدمات.
• ويتم ذلك من خلال تقليل التنقل وبساطة وسلاسة التوصيل في الوقت والمكان المناسب.
  • بالإضافة إلى إمكانية كل شخص في المنظومة من الوصول للمعلومات بكل يسير عن طريق شبكة معلوماتية كبيرة للغاية.
• العمل على رفع درجة المنافسة الاقتصادية، وذلك من خلال الاستفادة من وجود شبكة الإنترنت في مشاريع التبادل التجاري بين مختلف الدول من حول العالم.
• مما أدى إلى أن الشركات الصغير والمتوسطة أصبحت تمتلك فرصة سانحة في التطور والازدهار.
  • ومن ثم القدرة على خلق مجال منافسة مع الشركات والمؤسسات الكبيرة.
• من فوائده أيضًا كونها تعمل على المساواة بين جميع المواطنين بغض النظر عن مكانهم أو مناصبهم سواء كانوا في المنظومة الإدارية أو غيرها.
• والعمل أيضًا على تسهيل الإجراءات المهمة والضرورية للاستفادة من الخدمات الإدارية بشكل مهني.

أهمية الإدارة الالكترونية

هناك أهمية كبيرة جدًا من استخدام الإدارة الإلكترونية سواء على مستوى حكومات الدول أو على مستوى المنشآت والمؤسسات، وتكمن هذه الأهمية في النقاط التالية:

• إن استخدام الإدارة الالكترونية له دور كبير في إحداث المزيد من التطور في الأداء الخاص بالإدارة.
  • وذلك من خلال تقليل صور عملية التنقل الورقية للمعلومات.
• ذلك الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى تحسين نوعية ما يتم تقديمه من خدمات من خلال النقل والتوصيل في الوقت والمكان الملائم.
  • وذلك بسبب التخلص من الصعوبات الجغرافية، وعدم تواجد مصطلح بعد المسافات.
• يساهم استخدام الإدارة الإلكترونية في زيادة التحول بشكل سهل وسلس في التعامل ما بين الموظفين والعملاء والمواطنين.
  • فتكون هناك واجهة واحدة للعملاء والمواطنين عندما يتم التعامل مع الموظفين.
• إن استعمال النظم الإلكترونية يعمل على تحسين بيئة الأعمال، وزيادة القدرات التنافسية خاصة بالنسبة للشركات المتوسطة أو الصغيرة في الدخول مجال التجارة العالمية.
  • حيث كان هناك صعوبة كبيرة في القيام بذلك في ظل الوسائل الاعتيادية.
• إن التغيير إلى الإدارة الإلكترونية ساهم بشكل كبير في تقليل حجم النفقات العامة.
  • وذلك بسبب تواجد قدر كبير جدًا من المعلومات التي يتم استخدامها في اتخاذ القرارات.
  • بالإضافة إلى تكاملية النظم الداعمة للإجراءات سواء كانت الداخلية والخارجية.
• إن التغيير إلى الإدارة الالكترونية يساعد في التخلص والانتهاء من صعوبة السياسات البيروقراطية.
  • ذلك الأمر الذي أدى إلى زيادة الشعور بالرضا الوظيفي من قبل الموظفين.
  • وتحسين المستويات الخاصة بالموظفين في قدرتهم على مواكبة التحديات والصعوبات بمختلف صورها.

شاهد أيضًا: تصميم مواقع الكترونية مجانية

أسس الإدارة الالكترونية

يوجد عدد من الأسس التي تميز الإدارة الإلكترونية وهي كالتالي:

• تأسيس وإنشاء شبكة حاسوبية في غاية الجودة والقوة والسرعة والأمان، والتي تشتمل على الاتصال والتواصل بين جميع الأطراف الموجودين في المنظمة والتي تتمثل في الادارة ومختلف الأقسام والفروع.
• من أهم الأسس الخاصة بالإدارة الالكترونية تواجد اتصال بصورة دائمة وثابتة مع شبكة الإنترنت.
• الاعتماد على تقوية الدور الذي يقوم به القسم الخاص بنظم المعلومات الإدارية.
  • والذي يساعد في إدارة المعلومات الإلكترونية، والعمل على توفير عدد من الاستراتيجيات التي يكون لها دور في مساندة دور الإدارة في عملها.
• توفير كوادر بشرية من الموظفين الذين لديهم الموهبة والكفاءة والقدرة على التعامل مع الأجهزة التي ترتبط وتتعلق بالإدارة الإلكترونية.

فوائد الإدارة الإلكترونية

هناك العديد والعديد من الفوائد التي تقوم الإدارة الإلكترونية بتوفيرها وتقديمها في منظومة العمل، ومن أهم هذه الفوائد ما يلي:

• السرعة الكبيرة في عملية القيام بتنفيذ العمل، ذلك الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى توفير الوقت.
  • الذي قد تم وضعه وتخصيصه لأداء المهمات العامة، مما يؤدي إلى توفير الجهد والمال للمؤسسة.
• المساندة في عملية تنفيذ خطوات المنهجية المهنية، وربطها بقرارات سليمة يكون الاعتماد فيها على سرعة الحصول على المعلومات.
• إن استخدام الإدارة الإلكترونية يعمل على تقليل التكاليف الخاصة بعملية توظيف الكثير من العناصر البشرية.
• المساعدة في الانتهاء من الصعوبات التي تتعلق بالمشكلات الجغرافية من حيث إرسال واستقبال المعلومات.
• المساعدة في تقديم كامل الدعم مهارات ومواهب الموظفين، والعمل على تطوير أدائهم بشكل عام في العمل.

معوقات الإدارة الالكترونية

هناك مجموعة من الصعوبات والمعوقات التي تنتج من استخدام الإدارة الإلكترونية والاعتماد عليها بشكل كبير في منظومة العمل، ومن أهم هذه الصعوبات والمعوقات ما يلي:

• تواجد صعوبة في عملية التأقلم على استخدام الإدارة الإلكترونية من قبل أطراف منظومة العمل والتي تتمثل في الإدارة ومختلف الأقسام.
• قلة الوعي بالنسبة للأفراد والعملاء الذين يتلقون الخدمة التي تتعلق مع النظم الالكترونية التي تقوم الشركة أو المؤسسة بتطبيقها.
• عدم القدرة على فهم عدد من الرسائل الالكترونية، والتي تتطلب إلى توضيح شفهي.
• التكاليف العالية التي تخص الأدوات والأجهزة الالكترونية التي يتم استخدامها في إيجاد اتصال دائم ومستمر بشبكة الإنترنت.
• عدم قيام مجموعة من الإدارات الالكترونية بتقديم التدريبات اللازمة والكافية للموظفين.
  • ذلك الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى تواجد العصابات في عملية دمجهم مع منظومة العمل الجديدة.

لا يفوتك قراءة: دراسة جدوى مشروع تجارة إلكترونية

سلبيات الإدارة الإلكترونية

وكأي شيء في الحياة مهما بلغت أهميته وفوائده الكثيرة، لابد وأن يكون له عدد من السلبيات.

والإدارة الالكترونية لها مجموعة من الآثار السلبية الناتجة عن استخدامه في منظومة العمل، ومن أهم هذه السلبيات ما يلي:

انتشار ما يسمى بالتجسس الالكتروني

• وهذه المشكلة واحدة من أكثر النتائج السلبية للإدارة الالكترونية انتشار حدوثًا وانتشارًا.
  • والتي من شأنها أن تؤدي إلى عدم وجود سرية على المستندات والأوراق الهامة والبيانات والارشيفية.
• وذلك عائد إلى احتمالية تعرض المعلومات المهمة التي تخص الإدارة أو المؤسسة إلى السرقة من خلال التجسس الالكتروني من منافسين آخرين بغرض إتلافها.
• أو حتى بغرض الاطلاع والتعرف على الخطط التي تقوم الإدارة باتباعها في عملية تنظيم منظومة العمل.

التوقف المؤقت لعمل الإدارة

حيث تظهر هذه المشكلة من عدم القدرة على التعود على نظام العمل الالكتروني، بالإضافة إلى عدم القدرة على فهم الطرق والأساليب الإدارية الالكترونية.

من جهة المديرين أو الموظفين الإداريين ذلك الأمر الذي من شأنه أن يؤدي إلى التقليل من كفاءة وقدرة وجودة العمل الإداري.

قد يهمك: أفضل 22 مشروع مربح من المنزل

أسئلة شائعة حول الإدارية الإلكترونية

ما هي الإدارة الإلكترونية؟

الإدارة الإلكترونية هي استخدام التكنولوجيا الرقمية والحوسبة السحابية لتسهيل وتحسين عمليات الإدارة والتنظيم في المؤسسات.

ما هي أهمية الإدارة الإلكترونية؟

تسهم في زيادة الكفاءة، وتحسين التواصل، وتسريع عمليات الاتخاذ القرارات، وتوفير الوقت والتكلفة.

ما هي المزايا الرئيسية للتحول إلى الإدارة الإلكترونية؟

تحسين الوصول إلى المعلومات، وتسريع التداول الورقي، وتحسين التنظيم والتنسيق.

ما هي التقنيات الرئيسية المستخدمة في الإدارة الإلكترونية؟

نظم إدارة المحتوى (CMS)، وبرامج التخزين السحابية، والبريد الإلكتروني، والتطبيقات الذكية.

كيف يمكن تحسين أمان الإدارة الإلكترونية؟

باستخدام تقنيات التشفير، وتنفيذ سياسات الوصول، وتحديث برامج الحماية من الفيروسات والبرمجيات الخبيثة.

كيف يمكن للشركات التحول إلى الإدارة الإلكترونية بنجاح؟

من خلال توفير التدريب للموظفين، واستخدام أنظمة سهلة الاستخدام، وتحفيز المشاركة الفعّالة.