كيفية كتابة بريد إلكتروني لموظف في قسم الموارد البشرية
كيفية كتابة بريد إلكتروني لموظف في قسم الموارد البشرية، يبحث الكثير من الأشخاص عن هذا الموضوع في مواقع الإنترنت المختلفة ومواقع التواصل الاجتماعي، لهذا فإننا سوف نتحدث عنه عبر موقع مقال mqall.org بالتفصيل في هذا المقال.
كيفية كتابة بريد إلكتروني لموظف في قسم الموارد البشرية
أحيانا يحدث في العمل بعض الأمور التي تحتاج من الفرد إرسال بريد إلكتروني لقسم الموارد البشرية لكي يتم مناقشة مسألة مرتبطة بالعمل كتقديم شكوى رسمية أو طلب إجازة وغيرهم من الأمور الأخرى التي تلزم الموافقة.
لهذا من الضروري اتباع العديد من التنسيقات أثناء كتابة البريد الإلكتروني ثم يتم إرساله لقسم الموارد البشرية، ويتم توضيح ذلك عن طريق:
اقرأ أيضا: كيفية كتابة البريد الإلكتروني
أساسيات الكتابة
- هناك العديد من الأمور الرئيسية التي يجب مراعاتها أثناء إرسال بريد إلكتروني سواء إلى موظف الموارد البشرية أو المدير، وتلك الأمور هي: إدخال بريد إلكتروني موجز مرتبط بالموضوع الرئيسي.
- استعمال التعداد النقطي إن أتيح ذلك، وهذا يجعل الموظف يعرف الموضوع بصورة سريعة.
- الاهتمام بفكرة فقط رئيسية لجميع محتوى البريد الإلكتروني.
- أن تكتب بأسلوب مهذب وعدم استعمال اللغة العامية أو الرموز التعبيرية أو علامات التعجب أو القواعد غير الصحيحة أو التحيات غير الرسمية، أو المعلومات الحساسة في الكتابة.
خطوات الكتابة
هناك بعض الخطوات التي يجب اتباعها وهي:
حدد البريد الإلكتروني التابع لك إلى الإنسان المناسب
- تأكد من دليل الموارد البشرية وأعلم إن كان يوجد إنسان ما للتعامل مع المشكلة التي تريد أن تجد لها حلا.
- كذلك من الممكن أن يوجد نقطة اتصال محددة لقسمك في المؤسسة.
- إن كنت تشعر بالخوف تجاه مشكلتك وتظن أنهم لن يهتموا بها، فإنك تستطيع أن تتحدث مباشرةً مع رئيس الموارد البشرية.
اكتب سطر يحدد الموضوع مشيرا إلى الإجراء المطلوب
- يجب كتابة سطر الموضوع بصورة معينة وواضحة ترمز إلى الهدف الأساسي من البريد الإلكتروني، وهذا من خلال استعمال عناوين ومن أمثلتها (مشكلة قانونية)، أو (تبديل البيانات الشخصية) أو (سؤال مهم عن سياسة في العمل)، أو (مقابلة عمل).
- ولا يمكن أن يظل هذا السطر فارغاً يجب الكتابة فيه.
استخدم التحيات الرسمية في بداية بريدك الإلكتروني ونهايته
- استعمال التحية الرسمية في أول وأخر الرسالة وكتابتها بطريقة مهذبة ورسمية لتوضيح الجدية أثناء التعامل مع المشكلة.
- حتى ولو كنت على علم به شخصيا، فإنه ليس نقاش عائلي.
اكتب محتوى واضحًا ومباشرًا ومحدّدًا
كتابة المراد ويكون عبارة عن كلمات قليلة ومباشرة ومن غير ذكر معلومات غير مهمة أي أن تكون واضحة، ومختصرة، ومباشرة.
صف المشكلة بدقة
- توضيح المشكلة بدقة وعرض جدول زمني يشمل الوقت الذي بدأت فيه المشكلة.
- فسر ما إذا كنت تظن أن تلك مشكلة قانونية أو مشكلة تستطيع الشركة أن تتعامل معها.
لاحظ ما إذا كان لديك وثائق عن مشكلتك
- تستطيع الموارد البشرية أن تعرف في الحال كيفية حل المشكلات سواء كانت قانونية أو سياسية.
- من الممكن أن تؤثر الوثائق التابعة لك على استجابتها حيث أنها تشارك في تفسير مخاطر المشكلة والانعكاسات القانونية التي من الممكن أن يتعرض لها موظف محدد.
- يجب أن يكون الممثل التابع لك على دراية بأي دليل تمتلكه في حوزتك وقم بعرضه باجتماع شخصي.
اطلب اجتماع شخصي
- يسهل عليك الاجتماع الذي تكون فيه مع الممثل نفسه عن الشركة ومناقشة المشكلة كاملة.
- ويعطي لك الممثل فرصة لعرض أي سؤال تريده ويعتبر البريد الإلكتروني الخاص بك هو أفضل مكان لعمل جدولة الاجتماع الضروري.
تعديل بريدك الإلكتروني بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية
- العديد من خدمات البريد الإلكتروني تمتلك خدمة التدقيق الإملائي.
- قم بقراءة البريد الإلكتروني التابع لك لمعرفة إن كان يوجد به أي أخطاء نحوية أو أحرف مفقودة.
أشكر الموارد البشرية عن أي استجابة يرسلونها
- قدم الشكر للممثل على اهتمامه بالقضية الخاصة بك لأن هذا سوف ينتج عنه عمل نغمة مجاملة في الشات في الحال.
- تحقق من الإجابة على أي استجابة تبعثها الموارد البشرية في أسرع وقت ممكن لأن هذا سوف يدل على أن لديك إحساس بالقلق تجاه المشكلة وأنك تريد حل لها في أقرب وقت وليس بعد ذلك.
نظّم أي مواد ضرورية لاجتماعك الشخصي
- حضر نفسك للاجتماع من خلال عمل ملف تابع لك ويشمل أي مستندات تخطط لإحضارها.
- إن كان في بالك سؤال عن السياسة فقم بوضع دليل الموظف مع السياسات المختارة التي عمل عليها إشارة مرجعية.
- سيسهل هذا الاجتماع العمل ببساطة عند وصولك.
كما أدعوك للتعرف على: كيف اعمل بريد الكتروني
فكر في الاستعانة بمستشار قانوني إذا كنت تثير مشكلات قانونية
- إن كنت تشعر بالخوف تجاه الحفاظ على نفسك من أي أفعال من الممكن أن تتخذها ضدك تكلم مع محام فسوف يستطيع تزويدك بأي معلومات تجاه حقوقك.
- ومن الممكن أن تحضرهم معك في أي اجتماعات شخصية.
- من الممكن أن تريد إبلاغ الموارد البشرية عن خططك لتعيين محام إن فضلت أن تسير في هذا الطريق.
أرسل رسالة إلكترونية مرة أخرى إذا انتظرت أسبوعًا دون استجابة
- يعد الأسبوع بصورة عامة مقدارا كافيا من الزمن للانتظار قبل أن تبعث بريد إلكتروني للتواصل إن كنت تتعامل مع مشكلة ضرورية بصورة خاصة فإنك تستطيع بعث متابعة بعد 24 ساعة.
كما يمكنكم الاطلاع على: أنواع الكتابة
في ختام هذا المقال نكون تحدثنا عن كيفية كتابة بريد إلكتروني لموظف في قسم الموارد البشرية وأيضا تكلمنا عن متابعة إرسال البريد الالكتروني وكيفية الاستعانة بالمستشار القانوني.