كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل

كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل، من الأسئلة الهامة التي سوف نجيب عليها عبر موقع مقال mqall.org ويمكن القول أنه حتى تستطيع كتابة تقرير عن مشكلة في العمل يجب الأخذ بعين الاعتبار عدة خطوات هامة، وسوف نقدمها لكم اليوم عبر رحلتنا.

كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل

يجب أن يتميز مكان العمل بالاحترام والتعاون حتى يستطيع الموظفين العمل جيداً ولكن عند حدوث مشكلات في العمل أو الإنتاج عندئذ يحتاج الموظف لكتابة تقرير عن تلك المشكلة.

اقرأ أيضا: كيفية كتابة تقرير ميداني

تحديد المرسل إليه

• أولا يجب على الموظف تحديد من هو الشخص الذي سيقوم بقراءة التقرير.
• هل من سيقرأ التقرير مديراً أو شخص آخر مسؤول.
• إذا كانت المشكلة تخص فريق العمل فيمكن أن يتم توجيه التقرير إلى مدير الفريق شخصياً.

شرح المشكلة

• عند كتابة التقرير يجب على الموظف أن يذكر أسباب كتابته للتقرير.
• يجب أن يذكر أيضا حقيقة المشكلة بالوقت المحدد وتاريخ حدوث المشكلة والمكان الذي حدث فيه المشكلة.
• يفضل أيضا أن يبتعد الشخص عن الغضب واللوم عند كتابة التقرير لأن ذلك التقرير سوف يصل إلى الشخص المسؤول.
• يجب أن يذكر الموظف داخل التقرير انه يعرف حقوقه في العمل ويقوم بإقناع الشركة أنها خالفت قوانين العمل في تلك النقطة.
• يتوجب على الموظف أن تكون لغته بسيطة وسلسة ومباشرة عند كتابة التقرير.
• عند كتابة التقارير الرسمية يجب أن يتم الابتعاد عن الاستعارة والتشبيه لان تلك الكلمات دون فائدة.

تقديم حل للمشكلة

• فيمكن بعد أن تم شرح المشكلة بالتفصيل يتم ذكر بعض الحلول التي قد تساعد الجميع.
• يجب أن نتأكد من أنه تم إضافة الأسباب التي تجعل الحلول المذكورة هي الأمثل والأفضل لحل المشكلة.
• يفضل أن تكون تلك الحلول سهلة التنفيذ.
• يتم شرح الحل وذكر أن تلك الحلول ستزيد من العملية الإنتاجية للشركة وستقوم بتحسين أجواء العمل.

التلخيص والخاتمة

• يجب أن يتم تقديم تلخيص كامل للمشكلة وحقائقها والحلول المقدمة.
• يتم التركيز أيضا على الحلول المقدمة للمشكلة.
• يجب الأخذ بإضافة المصادر التي أخذت منها المعلومات لتقوية التقرير.
• يجب إضافة اسم المرسل والتوقيع الخاص به.

المراجعة النهائية

• يجب التأكد من أن اللغة المكتوب بها التقرير خالية من أي أخطاء إملائية سليمة.
• يتوجب التأكد من أن التقرير سهل الفهم والقراءة.
• يجب أن يكون التقرير شامل لجميع النقاط الهامة.
• ويمكن أيضا الاستناد إلى شخص آخر لقراءة التقرير ومراجعته إذا كان هناك وقت لذلك.

نصائح عند كتابة تقرير عن مشكلة في العمل

دعم الأحداث بنتائج صحيحه

• من أهم ما يقوم به كاتب التقرير هو دعم التقرير بالأدلة والبراهين حتى تزيد تلك الدلائل من قوة التقرير وقوة الموقف.
• يجعل ذلك المرسل إليه يرى التقرير بمحمل الجد ولا يستهين به.
• يجب عند ذكر المشكلة تدعيمها بالأدلة الحقيقية.

كما أدعوك للتعرف على: كيفية كتابة تقرير وأنواعه؟

شرح الفائدة من الحلول المقترحة

• من المهم أن يذكر كاتب التقرير الفائدة الناتجة عن تلك الحلول التي قام بذكرها في التقرير.
• لأن ذلك يساعد المرسل إليه إلى التفكير في تلك الحلول وعندئذ يتم اتخاذ إجراءات فعلية لو كانت تلك الحلول مناسبة.

شرح التكلفة المادية للمشكلة

قد يحتاج الأمر إلى شرح التكاليف المادية لحل تلك المشكلة يحب التركيز على ذلك الأمر وشرحه للشخص المسؤول داخل التقرير بشكل واضح.

الاهتمام بالمشكلات الإنسانية

• قد تكون أحيانا أغلبية مشكلات العمل مشكلات مادية ولكن ليس جميع المشكلات تكون مادية.
• يمكن أن تكون من ضمن المشكلات مشكلة إنسانية بسبب المعاملات بينهم.
• يجب اقتراح حلول سليمة حتى يقوى التقرير ويجعل الشخص المسؤول يهتم بإيجاد الحلول.

كما يمكنكم الاطلاع على: طريقة كتابة تقرير عن زيارة معرض الكتاب

ولذلك يعد من أفضل الأساليب لإيجاد حلول للمشاكل داخل مكان العمل هي كتابة التقارير عن تلك المشكلة لأنها من الحلول المناسبة والسريعة.

ولذلك يلجأ إليه العديد من الموظفين، وهو ما سوف نقدمه لكم كيفية كتابة تقرير عن مشكلة في العمل.