كيفية تنظيم الوقت والإستفادة منه في العمل والدراسة

كيفية تنظيم الوقت والإستفادة منه في العمل والدراسة، حيث إنهم دائما ما يقولون إن الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك.

بالفعل إن الإنسان رأس ماله الحقيقي يتمثل في وقته، إما إن يهدره في التفاهات اللعب ومشاهدة التلفاز وغيرها وإما أن يستغله في النجاح في الدراسة والعمل من أجل ذلك كتبنا لكم هذا المقال.

عبر السطور القادمة نقدم لكم كيفية تنظيم الوقت والإستفادة منه في العمل والدراسة .. في موقعنا المتميز دومًا مقال.

كيفية تنظيم الوقت والإستفادة منه في العمل والدراسة

1- أعرف أهدافك:

كيفية تنظيم الوقت عليك مبدئياً تأكد من القيام بالأعمال اليومية التي تدعم أهداف عملك ودراستك، على المدى القصير والطويل.

وكل شيء آخر هو وقت ضائع، تدور خطتك اليومية حول العمل على المهام والأنشطة التي ترتبط مباشرة بتزويد الدخل وتنمية أعمالك ونجاحك في دراستك.

2- تحديد أولوياتك بحكمة:

• يقدم ستيفن كوفي وهو من أشهر الكتاب في التنمية البشرية كيفية تنظيم الوقت وإدارته.
• ومؤلف مشارك في ” الأشياء الأولى أولاً ” First Things First، أداة تنظيمية لقائمة المهام الخاصة بك استنادًا إلى مدى أهمية المهام الملحة والعاجلة.
• بالنظر إلى ما يجري في يومك، يقسم كل ما تقوم به  ضمن هذه الفئات؟
• مهم وعاجل – المهام التي يجب القيام بها: أفعلها على الفور.
• مهمة ولكنها ليست ملحة : المهام التي تبدو مهمة، ولكن عند الفحص الدقيق ليست كذلك،يجب أن تقرر متى يجب القيام بها.
•  عاجل ولكن ليس مهمًا : إن المهام التي تحقق أقصى “ضجيج”، ولكن عند إنجازها لها قيمة دائمة ضئيلة أو معدومة.
• كما يجب تفويض هذه المهام وإعطائها لأحد آخر إذا كان ذلك ممكناً.
• غير عاجل وغير مهم : لأشياء ذات الأولوية المنخفضة التي تجعلك مشغول دون فائدة تذكر، أفعلها لاحقًا.
• أكتب ثلاث أو أربع مهام “مهمة وعاجلة” يجب القيام بها اليوم، كلما استطعت إكمال كل منها.
• حددها في قائمتك، سيوفر لك هذا الشعور بالإنجاز، ويمكن أن يحفزك على التعامل مع العناصر الأقل أهمية.

اقرأ أيضاً: كيفية تنمية قوة الملاحظة والتركيز الذهني

3- فقط قل لا:

• أنت الرئيس إذا كان لديك رفض من أجل فعل شيء ما هو ليس مهم أو وملح حقا في عملك ودراستك، لا تتردد في القيام بذلك.
• وينطبق نفس الشيء على أي مشاريع أو أنشطة، قمت بتحديدها أنها سوف تضيع وقتك.
• كن مستعدًا للإنتقال إلى مهام أكثر إنتاجية وفعالية، أيضاً تعلم من التجربة لتجنب إضاعة الوقت لاحقًا.

4- الخطة المقبلة:

• واحدة من أسوأ الأشياء التي يمكنك القيام بها هي بداية يوم العمل والدراسة، مع عدم وجود فكرة واضحة حول ما يجب القيام به.
• إن الوقت الذي تقضيه في التفكير والتخطيط لأنشطتك هو أمر تافه مقارنة بالوقت الذي ستفقده في القفز من شيء إلى آخر.
• (ونادراً ما سوف تستكمل أي شيء) دون تخطيط، حاول أن تجرِّب أحد هذه الخيارات:
• في الليلة السابقة – في نهاية اليوم، خذ 15 دقيقة قبل الخروج من مكتبك وقم بتجميع قائمة بالمهام الأكثر إلحاحًا في اليوم التالي.
• كما إنها تقنية رائعة لإزالة الضغط، وستشعر ببداية أفضل في صباح اليوم التالي.
• أول شيء في الصباح – أذهب في وقت مبكر قبل بداية يوم العمل أو الدراسة، وقم بتجميع قائمة المهام حسب الأولوية  حتى تستفيد من يومك بأقصى درجة.

 5- القضاء على المقاطعة:

• ابدأ في التركيز على عدد المرات التي يقاطعك فيها شخص ما عندما تكون مستغرق في فعل أشياء مهمة، أيضا تتبع الأوقات التي تقاطع فيها نفسك.
• خصوصًا تلك الخاصة بوسائل التواصل الإجتماعي والألعاب وغيرها، حيث إن الهاتف الذكي هو مفيد للغاية.
• ولكنه أيضاً هو نوع من الإدمان ومن بين أكثر الأوقات الخبيثة، والتي تسرق وقتك أثناء العمل أو الدراسة.
• قد يتطلب الأمر تمرينًا في قوة الإرادة، أغلق الباب وأوقف تشغيل هاتفك لإستغلال وقتك، بدلاً من أن تضيعه فيما لا يفيد.
• كذلك خطط لقضاء اليوم في اللحاق بالرسائل الإلكترونية، وإستدعاء الأشخاص مرة أخرى، والتحدث مع الموظفين.
  • وما إلى ذلك هكذا سوف تستطيع تنظيم الوقت والإستفادة منه.

6- أسند بعض المهام للآخرين:

• إذا كنت قد قمت بعمل جيد لتوظيف موظفين موهوبين ومخلصين، فهناك دائمًا المزيد من العمل الذي يمكنهم القيام به من على مكتبك.
• كما يعتمد تشغيل مشروع تجاري صغير ناجح على قدرة المالك على التفكير في ما ينتظره وعدم تضييع الوقت في كل العمليات اليومية.
• وأيضا أبحث عن فرص لإسناد المسؤولية في بعض المهام محددة للآخرين في فريقك.

7- راقب الإنتاج الفعلي لما تفعله:

• كم عدد الدقائق الإنتاجية التي تقوم بتحقيقها في كل أسبوع؟، راقب خطتك الزمنية ومختلف المهام أو المشاريع العملية والدراسية على مدار اليوم.
• يمكنك تبديل المهام ببساطة في خطتك الزمنية، ثم قم بإنشاء تقييم قوي لما قمت به من ذلك التبديل لترى بالضبط ما أنجزته وحققته من أهدافك وأحلامك.

هكذا تكون كيفية تنظيم الوقت والإستفادة القصوى منه.

قد يهمك: كيف التعامل مع المراهقين في سن البلوغ

8- أعتني بنفسك جيداً:

• تأكد من الحصول على الكثير من النوم وممارسة الرياضة.
• كما إن العقل اليقظ هو عقل قوي الأداء وقادر على تقييم الأعمال التي تهدر الوقت.
• بعد أن قدمنا لكم كيفية تنظيم الوقت للإستفادة منه في الدراسة والعمل نطير الآن إلى فوائد إدارة الوقت.

فوائد إدارة الوقت:

1- سيكون لديك المزيد من الساعات الإنتاجية:

• من خلال إدارة الوقت الفعالة، ستتمكن من توفير ساعات إنتاجية إضافية خلال الأسبوع.
• ننظر إلى الأمر بهذه الطريقة: إذا كنت تكسب ساعة إضافية من الساعات خلال اليوم من خلال التنظيم والإنضباط.
• سوف تكسب ما يصل إلى 250 ساعة إضافية على مدار العام – أو ما يقرب من شهر ونصف من وقت العمل الإضافي.
• في عملك سوف تتضاعف المكافآت – ودعونا لا ننسى الفوائد النفسية مثل الرضا الوظيفي والروح المعنوية.
• ورفع الكفاءة في عملك وأيضا أثناء الدراسة سوف تكون راضياً عن نفسك.

2- ستكون قادراً على تحديد أولويات المهام الخاصة بك:

• الكفاءة ليست دائما تكون بنفس الفعالية، اسأل نفسك: هل تفعل الشيء الصحيح في الوقت الحالي، أم أنك تضيع الوقت؟.
• إذا كانت لديك مهارات إدارة جيدة، بدلاً من التأكيد على ما يجب القيام به أو ما يجب عليك العمل عليه.
• ستعرف بالضبط ما الذي سوف يحدث بعد هذا العمل والنتائج المتوقعة.

3- التركيز الخاص بك سوف يتحسن:

• بغض النظر عن عدد المهام التي تحتاج إلى إكمالها، يجب أن تهدف دائمًا إلى العمل على واحد فقط في كل مرة.
• إن محاولة القيام بمهام متعددة ستؤدي فقط إلى إضاعة الوقت والعديد من المشاكل الأخرى في عملك أو دراستك، بغض النظر عن حجم المهمة المطروحة.
• فإن تحديد الأولويات وإدارة الوقت سوف يعطيك تركيزًا أفضل.

4- ستتعلم التفويض بكفاءة أكثر:

• من النادر أن تكون لديك جميع المهارات المطلوبة للتفوق في جميع الأدوار التي من المتوقع أن تقوم بها.
• بدلاً من ذلك يمكنك البحث عن أشخاص معك ذوي كفاءة، وأن تحاول تفويض مهامك لهم.
• وعن طريق التفويض إلى شخص لديه مجموعة المهارات المطلوبة، سوف تحصل على وقت إضافي وتقليل مستويات التوتر وبالتالي زيادة الإنتاجية.

5- ثقتك بنفسك سوف تتحسن:

• كم مرة يمكنك قول “لا”؟ إنها من الأشياء المفيدة، لأنه إذا وجدت نفسك تطفئ حرائق أشخاص آخرين، فقد حان الوقت لإعادة تقييم أولوياتك.
• لست بحاجة إلى أن تكون عدوانيًا، ولكن كن واثقا بنفسك وذلك سيحدد مقدار الوقت الذي تضيعه في حل مشكلات أشخاص آخرين.
• فقط تخيل كيف سترتفع ثقتك بنفسك عندما تتمكن من إنجاز جميع مهامك، وتكون لك السيطرة الكاملة على وقتك ولا يضيعه منك الآخرون.
• الأشخاص الذين يقولون إنهم مضطهدون في العمل، عندما يضطرون لإكمال مهمة ضمن إطار زمني معين يشعرون غالباً بأنهم لا يملكون الوقت الكافي للقيام بذلك.
• يمكن لهذا النقص الواضح في السيطرة على الوقت أن يشل حتى أفضل المدراء التنفيذيين.
• ولكن من خلال تعلم تقنيات إدارة الوقت المناسبة وتطبيقها على عملك، ستجد إكمال المهام  يصبح أسهل بكثير ذلك ينطبق أيضا على الدراسة.

شاهد أيضاً: كيف تكون مدير ناجح ومطلوب في العمل

6- سيكون لديك المزيد من الوقت لنفسك:

• يتيح لك استخدام الوقت بحكمة إيجاد المزيد من الوقت للأشياء الأكثر أهمية بالنسبة لك.
• كما يمكن أن تستعد لعمل مشروعًا جديدًا أو ترتب الأعمال المتراكمة التي كانت في ذهنك لبعض الوقت.
• أو حتى تستمتع بوقتك مع عائلتك، أو تخصيص وقت لتعلم لغة أو مهارة جديدة.
• ولكن إذا كان بإمكانك العثور على الوقت الإضافي اللازم (سواءً كل يوم أو مرة في الأسبوع)، فستشاهد جودة حياتك تتحسن.
• فكر في الأعمال التي ترغب في كسب المزيد من الوقت لنفسك، تخيل الإحتمالات إذا أستطعت إدارة الوقت بشكل رائع: سيكون لديك وقت إضافي لعمل كل ما تحب.
• تعتبر إدارة الوقت مهارة مهمة لإكتسابها، حيث يتم إستخدامها في كل جزء من عملك ودراستك، سوف يسمح لك باتخاذ قرارات أفضل وتحقيق المزيد من الجهد بأقل جهد.
• كذلك سوف ترى تأثير ذلك مباشرة على حياتك في عملك ودراستك.

قدمنا لكم خلال السطور الماضية كيفية تنظيم الوقت والإستفادة منه في العمل والدراسة وأيضاً فائدة إدارة الوقت لتحقيق أهدافك وأحلامك، حاول تطبيق تلك الطرق للإستفادة من وقتك وحياتك.