كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها
كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها، خطة العمل هو ذاك المنهج الموضوع قبل بدء العمل تنتهجه خلال سير العمل منذ بداية المشروع لضمان تحقيق الأهداف المنشودة والالتزام بالمراحل المحددة لسير نجاح العمل.
مفهوم التخطيط
يمكن القول من خلال مفهوم التخطيط أنه في ظل تزاحم وتكدس وزيادة الضغوط ومتطلبات العمل في وقتنا الحاضر.
أصبح التخطيط من أهم العناصر والأدوات التي لا نستطيع الاستغناء عنها في كافة المجالات الأكاديمية والمجالات التطبيقية المختلفة.
ويعبر التخطيط عن كافة الأنشطة والاستراتيجيات الواجب توافرها لتحقيق هدف المشروع.
وتحديد الموارد المتاحة وتحديد برامج العمل لاستغلال الموارد بأقصى حد ممكن، في حدود فترة زمنية محددة.
شاهد أيضًا: ما هي شخصية وعقلية رجل الأعمال
كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها
سوف نوضح كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها، وسوف نوضح أولًا خطوات خطة إعداد العمل نستعرضها فيما يلي:-
صياغة الهدف الذي تطمح لتحقيقه
- جدير بالمعرفة انه يجب على معد خطة العمل الإدارية أن يضع أهداف تمثل الواقع طبقًا للمعطيات والإمكانيات المتاحة.
- وإتاحة فرصة تحقيقها دون العجز عن تحقيق المراد من الخطة الموضوعة.
تحديد ميزانية للعمل
- يسهم تحديد الميزانية للعمل في تحديد إمكانيات العمل وتحديد البدائل وفقًا للميزانية المطروحة في خطة العمل.
تحديد الشركاء بالعمل والمساهمين فيه
- حيث يتم تحديد كل شخص يسهم في العمل وتحديد المهام الخاصة به سواء كان يعبر عن شركاء أو عمالة ضمن العملية الإنتاجية.
تحديد خطة زمنية
- من أهم خطوات إعداد خطة العمل هي وضع معدل زمني لكل مرحلة منفصلة عن باقي المراحل للالتزام وسير العمل بصورة أكثر دقة.
وضع خطة بديلة
- تستخدم هذه الخطة في حالة حدوث أي تذبذب أو خلل في الخطة الأساسية الأولى.
وأهدافها هي تعزيز وزيادة الوعي حيث أنها تعمل علي تكاتف العاملين بكل جهودهم وتوحيد سلوكهم في اتجاه تحقيق الهدف وبناء للمتطلبات قصيرة المدى، ومتوسطة المدى، وطويلة المدى.
ومن ضمن الأهداف أيضًا خفض تأثير الظروف المعاكسة التي قد تطرأ على المشروع وتساعد في تحديد أولويات المنظمة مع تحديد البدائل.
وطرق استغلال الفرص المتاحة وخفض نسبة حدوث فشل للمشروع القائم نظرا لوجود البدائل والأمور الموضحة بالخطة.
اقرأ أيضا: كيفية تحديد الأهداف والتخطيط لشئون الموظفين
عناصر خطة العمل
تشمل عناصر خطة العمل ما يلي:-
الملخص التنفيذي
- وهذا من أول العناصر، ويتم كتابته عندما تكون إعداد الخطة منتهية، حيث أنه حينها صاحب المشروع.
- يكون على دراية كاملة بإنتاجه والخدمات التي يقوم بتقديمها والعملاء الذين يتعامل معهم.
- ويكون على دراية كاملة بالميزانية أيضًا التي تخص العمل والشركات التي تنافسها.
- كما أن هذا الملخص يحتوي على اسم الشركة واسم صاحبها ووصف المنتجات والهدف من إعداد هذه الشركة أو العمل.
التسويق
- وتتضمن الطرق التي يجب أن تسير عليها للتسوق من منتجها، ويجب أن تكون على دراية بالمنافسين الذي حولها.
- والعملاء الذين تتعامل معهم ويجب أن تعرف أهم المميزات التي تجذبهم لكي تروح لمنتجها بطريقة جيدة.
الإنتاج
- وهي المرحلة التي تلي التسويق حيث أن عندها يبدأ صاحب المشروع في الإنتاج بعد أن عرف ما المنتج الذي سوف يباع وما الذي يحتاجه السوق.
الخطة المالية
- وهي من أخطر عناصر خطة العمل وتشمل المال الذي سوف يتكلف إنتاج المنتج وإيرادات المنتج المتوقع من قبل أصحاب العمل.
كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية
أما عن كيفية إعداد خطة عمل تنفيذية فيمكن القول أنه لا يوجد فروق شاسعة بين خطة العمل الإدارية والخطط التنفيذية إلا في البنود التالية:-
دراسة الوضع القائم:
يتم دراسة الوضع الحالي وما يؤثر عليه من ظروف محيطة في مقابل الإمكانيات المتاحة
تحديد بدائل
من أهم الإعدادات لنجاح المشروع وتحقيق أهدافه وهذا الإعداد نجاحه يعتمد علي مدى مرونة الخطة.
وقدرتها على مواجهة الظروف الطارئة حيث يتم وضع قائمة للبدائل مع تحديد مميزات وعيوب البدائل المتاحة.
لا يفوتك قراءة: ما أهمية التخطيط في حياتنا
دراسة السوق التنافسية
وهي من أبرز الإعدادات بدراسة الأوضاع التنافسية بتحديد المميزات وعيوبهم أمر لابد الاستفادة منه على أكمل صورة لتفادي العيوب.
فوائد خطة العمل
من بين فوائد خطة العمل التي يمكن التعرف عليها اليوم من خلال رحلتنا مع كيفية إعداد خطة عمل إدارية وأهدافها ما يلي:-
البقاء على استراتيجية العمل
- ويقع هنا على أصحاب المنشآت حيث يجب ان يقللون من الأشياء السلبية مع تنفيذ جميع النقاط الأساسية.
تطبيق أهداف عمل واضحة
- وفيها يعتمد على خطة العمل الموضوعة لهذا الصدد والتي من شأنها تنفيذ بالإضافة إلى تحديد أهداف العمل التي تقبل القياس.
- وهذا يتمثل في إنتاج الكثير من الخدمات المختلفة وبالتالي زيادة المبيعات.
توفير توقعات لتحقيق الأفضل
- وهو يتمثل في التطوير والتحسين من خطة العمل حتى يحصلون على النتائج الأفضل.
اعتماد أولويات تتميز بالمنطقة
- كما يتمثل ذلك في أن يتم التعزيز من خطة العمل، وذلك لمن له الأولوية الأولي ومثال على هذا الإدارة والحالة المالية.
البقاء على الطريق الصحيح
- وفيه يتم متابعة الأعمال اليومية والتاريخ والخطط المراد تحقيقها.
تعزيز القدرة على التفويض
- وهي أن كل فرد مسؤول عن مهمة معينة يجب أن يقوم بها على أكمل وجه.
إدراك الترابط بين مكونات العمل
- وهو أن يتم وعي أصحاب المنشآت وأصحاب العمل بالتطوير من ذاتهم في الوقت المناسب من خلال جدول الأعمال.
- ويتمثل ذلك في إنتاج منتج معين من خلال ويحدد هذا الاختبارات التي تخص التسويق.
المساعدة على إدارة فريق العمل
- وهو أن يتم من قبل المختصين الإشراف على الفريق الخاص بالعمل ومعرفة النتائج التي قد توصلوا لها.
قد يهمك أيضا: مبادئ إدارة الاعمال التخطيط
إرشادات عند إعداد خطة العمل
عند إعداد خطة عمل إدارية، هنا بعض الإرشادات التي يمكن أن تساعدك في عملية الإعداد بشكل فعّال:
- تحديد الأهداف والرؤية: قم بتحديد الأهداف الرئيسية التي ترغب في تحقيقها بوضوح، وضع رؤية شاملة للشركة وتوجيهاتها المستقبلية.
- تحليل البيئة الخارجية والداخلية: قم بتحليل العوامل الخارجية مثل السوق والمنافسة والاتجاهات الاقتصادية، بالإضافة إلى تقييم القدرات والنقاط القوية والضعف في البنية التحتية للشركة.
- تحديد الجمهور المستهدف: حدد الجمهور المستهدف بدقة، واعرف احتياجاتهم وتوقعاتهم، وقم بتحليل سلوكهم وتفضيلاتهم.
- وضع استراتيجيات وخطط فرعية: قم بتطوير استراتيجيات محددة لتحقيق الأهداف، وضع خطط عمل فرعية لكل جانب من جوانب العمل مثل التسويق والمبيعات والعمليات والموارد البشرية والمالية.
- تحديد الموارد المطلوبة: قم بتحديد الموارد اللازمة لتنفيذ الخطة بنجاح، سواء كانت موارد مالية، أو بشرية، أو تقنية، أو تسويقية.
- تخطيط التنفيذ والجدولة: وضع خطة زمنية لتنفيذ الخطة الإدارية، وتحديد المهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية لكل خطوة.
- متابعة وتقييم الأداء: قم بمراقبة تنفيذ الخطة بانتظام، وتقييم الأداء مقابل الأهداف المحددة، وتعديل الخطة حسب الحاجة.
- التحسين المستمر: كن مستعدًا لتحسين الخطة باستمرار بناءً على التغيرات في البيئة الداخلية والخارجية، والدروس المستفادة من التنفيذ.
- الاتصال والتواصل: تأكد من تواصل الخطة مع جميع أعضاء الفريق، وتوضيح الأهداف والتوجيهات بوضوح، وتشجيع التواصل المفتوح والبناء.
أسئلة شائعة حول خطة العمل الإدارية
س: ما هي خطة العمل الإدارية؟
ج: خطة العمل الإدارية هي وثيقة تحدد أهداف الشركة والاستراتيجيات التي ستتبعها لتحقيق هذه الأهداف. تتضمن عادة تحليلًا للسوق، وتحديد المستهدفين، ووضع خطط للتسويق والمبيعات والعمليات والموارد البشرية والمالية.
س: ما الفرق بين خطة العمل الإدارية والخطة الاستراتيجية؟
ج: تركز خطة العمل الإدارية على التفاصيل العملية والموارد الداخلية للشركة، بينما تركز الخطة الاستراتيجية على تحديد الأهداف العامة والرؤية الشاملة للشركة واتخاذ القرارات الاستراتيجية الكبرى.
س: ما هي العناصر الأساسية التي يجب أن تتضمنها خطة العمل الإدارية؟
ج: تشمل عناصر خطة العمل الإدارية عادة الخطط المالية، وخطط التسويق والمبيعات، وخطط العمليات، وخطط الموارد البشرية، بالإضافة إلى التحليل الشامل للسوق والمنافسة.
س: ما هي أهمية خطة العمل الإدارية للشركة؟
ج: تساعد خطة العمل الإدارية على توجيه الجهود وتحديد الأولويات، وتوفير إطار لاتخاذ القرارات وتخصيص الموارد، وتعزيز التواصل والتعاون داخل الشركة، وزيادة فرص النجاح والنمو.
س: ما هي الخطوات الرئيسية لإعداد خطة العمل الإدارية؟
ج: الخطوات الرئيسية تشمل: تحليل السوق وتحديد الهدف، وتطوير الاستراتيجيات والخطط الفرعية، ووضع خطة التنفيذ وتخصيص الموارد، ومراقبة ومتابعة التنفيذ، وتقييم الأداء والتحسين المستمر.
س: هل يمكن تعديل خطة العمل الإدارية؟
ج: نعم، يجب أن تكون خطة العمل الإدارية مرنة وقابلة للتعديل بمرور الوقت لمواجهة التحديات والتغيرات في السوق والبيئة الداخلية والخارجية للشركة.